Утилизация документов с истекшими сроками хранения, архивов, бухгалтерской и офисной документации
Утилизация архивов. По законодательству, все документы, у которых истек срок хранения, должны быть утилизированы. Ведь за время работы любой организации накапливаются бумаги, некоторые важны для организации, какие то нет. Поэтому утилизация уже ненужных бумаг позволит освободить место.
Этапы утилизации
Перед тем, как отправить бумаги на утилизацию, их необходимо сдать на экспертизу. Для чего это делается?
- Во-первых, определяют научную и практическую ценность архивов.
- Во-вторых, создают полный список документов, которые необходимо уничтожить.
- В-третьих, после написания списка, проводится дополнительная проверка, в ходе которой становится ясно, какие то бумаги остаются в архиве (имеющие ценность для организации), все остальные бумаги оправляются на утилизацию.
- В-четвертых, отправленные на утилизацию бумаги уничтожают. Процесс не является публичным.
Физическое уничтожение
После того, как были подписаны все нужные документы и акты, архивы отправляют ни уничтожение.
Важно помнить: если документы организации хранятся в государственных или муниципальных архивах, их уничтожение должно быть согласованным с этим архивом.
Выделяют несколько способ по уничтожение документов:
- Шредирование. Многие знакомы со шредером, он стоит у многих в офисе, в него закидывают ненужные документы и он их быстро уничтожает.
- Сжигание документов. Данный способ был популярен в СССР, когда технологии еще не стали такими, какими они являются на данный момент времени. Поэтому на сегодняшний день, сжигание документов применяется все реже и реже.
Шредирование бумаг
Щредирование считается самым простым способом уничтожения бумаг. Так как может уничтожать за раз до 90 бумажных листов. Шредеры бывают офисными, либо промышленными.
- Шредер может уничтожить бумаги несколькими способами:
- Шредер — плоскорез. Такой шредер «шинкует» бумагу тонкими полосками. Такой шредер пользуется популярностью во многих офисах страны.
- Шредер — крошитель. Такой шредер превращает бумагу в бумажную крошку. Используется для уничтожения бумаг высокой секретности. Чтобы полностью исключить вероятность восстановления документов.
- Шлифмашина. Такой шредер оснащен определенным количеством настроек, человек может самостоятельно выбрать, как ему резать бумагу.
Промышленный шредер. Такой шредер используется для уничтожения плотных документов и бумаг.
Доверяйте утилизацию Ваших документов только надежным специалистам. Компания «Утилит Сервис» предлагает Вам услуги по уничтожение документов по всем параметрам и правилам.
